【ビジネス英語】再送メールでの注意点！例文、タイトルのつけ方などを解説

ビジネスシーンで英語の再送メールを送る際、どのような英語表現を使えば良いのか迷うことはありませんか？

「返信がない」「誤送信に気付いた」「追加情報を伝えたい」など、再送メールを送る理由はさまざまですが、英語のメールでも、ビジネスシーンでは言葉遣いや構成に気を配る必要があります。

本記事では、再送メールの基本的なルールやマナーから、目的別に使える具体的なフレーズや例文までを網羅的に解説します。この記事を読んで、自信をもって英語での再送メールが作れるようになりましょう！

 

英語で再送メールを送る際のルールとマナー

英語で再送メールを送る際には、失礼がないよう配慮しながら、明確で簡潔な文章を心がけることが大切です。特にビジネスでの英語メールでは、丁寧な言葉遣いや適切な表現を選ぶことが信頼関係を築くうえで欠かせません。以下に、抑えておきたい基本的なビジネス英語メールのマナーを解説します。

1. 過去のメール内容を簡潔にまとめる

再送メールでは、元のメールに触れることが重要です。送信日時やトピックを明記することで、相手が文脈を理解しやすくなります。

フレーズ例

2. 適切なタイミングで再送する

再送メールは、送信タイミングも重要です。たとえば、最初のメールを送信してから数日待ったうえで再送するのが適切です。メールを送信する相手が多忙である場合、時間を空けることで気まずさを回避できます。

3. 感謝を伝える

再送メールであっても、相手に感謝を示すことを忘れないようにしましょう。相手に敬意を伝えることで、再送メールをポジティブな印象に変えることができます。

フレーズ例

英語で使える再送メールのフレーズと例文

再送メールを作成する際には、目的に応じて適切なフレーズを選び、相手に配慮した言葉遣いを心がけることが重要です。ここでは、目的別に活用できるフレーズや例文とともに、それぞれの注意点を解説します。

返信の催促を促す場合

相手が多忙で返信が遅れている可能性が高い場合は、柔らかい表現を用いて催促することが重要です。過度に急かすような表現は酒、相手の状況を考慮した文面を心がけましょう。

注意点

• 「返信がないことへの不満」を表現しないようにしましょう。
• 返信期限を設定する場合は、急かしすぎないように明記します。

フレーズ例

例文

誤送信や訂正を伝える場合

英語メールで誤送信や内容の訂正を伝える場合は、迅速な対応と誠意を感じさせる謝罪が必要です。相手の混乱を最小限に抑えるため、訂正内容を簡潔かつ明確に説明することを心がけましょう。

注意点

• 謝罪を含めたフレーズを使用して、誤解を避ける。
• 主語（I / we）を明確にする。（自分が伝えた内容の訂正であれば”I”、会社としての訂正であれば”we”）
• 訂正後の情報を明確に記載する。
• 同じ誤りを繰り返さないよう、メールを送信する前にしっかり確認をする。

フレーズ例

例文

情報追加や修正を伝える場合

すでに送ったメールに情報を追加したり修正したりする場合は、相手が追加情報の重要性を理解できるよう、背景や理由を簡潔に説明すると効果的です。

注意点

• どの情報が追加・修正されたのかを明確に示す。
• 既存の内容に触れる場合、元のメールを引用する。
• 相手の時間を節約するため、追加情報を簡潔にまとめる。

フレーズ例

例文

緊急の場合

緊急性がある場合は、相手に迅速に対応してもらうため、件名（タイトル）や本文に緊急性を示す言葉を加えましょう。ただし、緊急の度合いを適切に伝え、プレッシャーを与えすぎない表現を心掛けることが重要です。

注意点

• 件名に"Urgent"や"Immediate Attention Required"を明記する。
• 相手を急かす印象を与えないよう、丁寧なフレーズや表現を選ぶ。
• 緊急性が本当にある場合にのみ、このタイプのメール表現を使用する。

フレーズ例

例文

英語の再送メールのタイトル・件名作成時の注意点

再送メールの件名（タイトル）は、相手にメールを開封してもらうための重要な要素です。特にビジネスの場面では、相手がメールを見逃さないように、簡潔で明確な件名をつけることが求められます。ここでは、再送メールのタイトル作成時に押さえておきたいポイントと具体例を紹介します。

1. 再送であることを明記する

再送メールの件名には、「再送」「フォローアップ」などの英語表現を加えると、相手がすぐに内容を理解しやすくなります。これにより、初回のメールが届いていなかった場合でも迅速に対応してもらいやすくなります。

タイトル例

2. 内容を簡潔にまとめる

件名が長すぎると相手が読むのをためらう可能性があります。「リマインダー」「更新」などの英語表現でメールの目的を明確に伝えつつ、簡潔にまとめることが重要です。

タイトル例

3. 緊急性がある場合はその旨を含める

緊急のメールでは、件名に「至急」や「要対応」といった英語表現を加えると、相手の注意を引きやすくなります。ただし、これらの表現は本当に緊急の場合にのみ使用するよう注意しましょう。

タイトル例

4. 件名の工夫で目立たせる

多くのメールに埋もれないようにするため、件名を少し工夫するのも効果的です。たとえば、具体的な数字を含めたり、相手にメリットがあると感じさせる文言を加えたりすると良いでしょう。

タイトル例

まとめ

英語での再送メールは、丁寧な言葉づかいや相手への配慮が求められます。再送の目的を明確にし、相手に配慮したトーンで伝えることが大切です。返信の催促や訂正、情報追加、緊急時など、状況に応じた適切な表現を使うことで、誤解や不快感を避けながらスムーズなコミュニケーションを実現できます。

メールの件名では「フォローアップ」や「再送」を明記し、内容が一目でわかる工夫を心掛けましょう。

この記事を参考に、英語での再送メール作成に自信を持って取り組んでください！