ビジネス英語

更新日:2025/01/30

ビジネス英語メールの書き出し完全ガイド｜ポイントと例文をご紹介

英語メールを作成する際、多くの人が「書き出しの一文」に迷うのではないでしょうか。特にビジネスシーンでは、書き出しのフレーズひとつで相手に与える印象が大きく変わることがあります。
本記事では、英語メールの書き出しにおける注意点や、シーン別で使える具体的な例文を紹介します。さらに、挨拶やクッション言葉など、すぐに使える便利な表現も取り上げます。この記事を参考にすれば、英語メールの書き出しに自信を持てるようになるでしょう！

英語メールの書き出し：構成要素

英語メールの書き出しは、以下の3つの要素で成り立っています。
これらの要素から書き出すことで、読みやすく、スムーズなコミュニケーションが可能になります。

1. 宛名

・名前がわかる場合
例：「Dear Mr. Johnson,」「Hi Sarah,」
のように相手の名前を明記します。

・名前が不明な場合
例：「Dear Sir/Madam,」「To whom it may concern,」
のように汎用的な表現を使います。
※可能であれば相手の名前を確認することが望ましいです。

2. 冒頭のフレーズ

例：「I hope this email finds you well.」（お世話になっております。）

3. メールの目的

例：「I am writing to inquire about ～」（～についてお聞きしたいことがあります。）

英語メールの書き出し：注意すべきポイント

英語メールの書き出しは、相手に最初の印象を与える重要なポイントです。適切な表現を選ぶことでスムーズなコミュニケーションを取れますが、不適切な表現は誤解や失礼につながる可能性があります。ここでは、書き出しの際に注意すべきポイントを詳しく解説します。

相手との関係性を考慮する

英語メールの書き出しでは、相手との関係性に応じた表現を選ぶことが重要です。上司や取引先、カジュアルな同僚など、相手に合わせて適切な書き出しを選びましょう。

フォーマルな場合（上司・取引先・顧客）

フォーマルなメールでは、敬意を示し、礼儀正しい表現を用いることが求められます。

【例文】
Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well.
I am writing to follow up on our previous discussion regarding [specific topic].

スミス様
お世話になっております。
[特定の話題]についてご連絡しています。

カジュアルな場合（同僚・親しい関係の相手）

同僚や親しい取引先など、カジュアルな関係性では、少し柔らかい表現を使用することが可能です。

【例文】
Hi Sarah,
Hope you’re doing well.
Just wanted to check in and see how things are going.
I thought I’d drop you a quick note about [specific matter].

こんにちは、サラ。
お元気でお過ごしでしょうか。
ちょっと近況を伺いたくて連絡しました。
[具体的な件名]について簡単にお知らせします。

メールの目的を明確にする

英語メールの書き出しでは、メールの目的を簡潔に伝えることが重要です。メールの意図が曖昧だと、相手に誤解を与えたり、必要な対応が遅れたりする可能性があります。そのため、書き出しの一文で「何のためのメールなのか」を明確にしましょう。

以下で目的を明確に伝えるフレーズをご紹介します。

1. 情報提供・お知らせ

I am writing to inform you that [specific information].
[具体的な情報]についてお知らせするためにご連絡しています。

Please be advised that [specific update].
[具体的な更新内容]についてご案内申し上げます。

2. 確認・フォローアップ

I would like to follow up on our previous conversation regarding [specific topic].
先日お話しした[具体的な話題]について、改めてご連絡いたします。

I am contacting you to confirm [meeting/schedule/details].
[会議 / 日程 / 詳細]について確認のためご連絡いたします。

3. 依頼・お願い

Could you please provide me with [specific information]?
[具体的な情報]を提供していただけますでしょうか。

I would appreciate it if you could [specific request].
[具体的な依頼]をしていただけると幸いです。

4. 感謝の意を伝える

I would like to express my appreciation for your support on [specific matter].
[具体的な件]にお力添えいただき、心より感謝申し上げます。

Thank you for your prompt response regarding [specific issue].
[具体的な問題]について迅速にご対応いただき、ありがとうございます。

ビジネスシーンではカジュアルな表現は避ける

ビジネスメールでは、フレンドリーな雰囲気を保ちつつも、一定のフォーマルさを維持することが重要です。カジュアルすぎる表現を使うと相手に軽率な印象を与える可能性があるため、場面に応じた適切なトーンを選びましょう。

【ビジネスシーン別】英語メールの書き出し例文集

ビジネスメールでは、状況に応じて適切な書き出しを使い分けることが大切です。初めての相手への連絡、問い合わせへの返信、依頼やお礼、謝罪など、さまざまなシーンでメールを書く機会があります。
ここでは、具体的なビジネスシーンごとに使える書き出しの例文を紹介します。適切なフレーズを選ぶことで、メールの意図が伝わりやすくなり、スムーズなやり取りができるようになります。

初めての相手への挨拶

初めて連絡を取る相手には、礼儀正しく簡潔な書き出しが求められます。ビジネスでは、自己紹介を含め、メールの目的を明確に伝えることが重要です。

1. 一般的な初対面の挨拶

Dear Mr. Smith,
My name is [Your Name], and I am [Your Position] at [Company Name]. I am reaching out to discuss [project or business matter] with your company.

スミス様
[自分の名前]と申します。[会社名]で[役職]を務めております。貴社との[プロジェクトまたはビジネスの用件]についてお話しさせていただきたく、ご連絡いたしました。

2. 取引先や顧客への初回コンタクト

Dear Ms. Johnson,
I hope this email finds you well. I was referred to you by [Referrer’s Name] and wanted to reach out. I would like to discuss [topic] with you.

ジョンソン様
突然のご連絡失礼いたします。[紹介者の名前]よりご紹介いただき、ご連絡を差し上げました。[話題]についてお話しできればと思います。

問い合わせへの返信

取引先や顧客からの問い合わせに返信する際は、相手の関心に感謝を示し、求められた情報を明確に伝えることが大切です。以下、シーン別にフォーマルな例文を紹介します。

1. 一般的な問い合わせへの返信

Dear Mr. Johnson,
Thank you for your interest in [product/service]. Please find the requested information below.

ジョンソン様
このたびは[製品・サービス]に関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。ご依頼の情報を以下に記載いたします。

2. 添付資料を送付する場合

Dear Ms. Smith,
Thank you for reaching out. Please find the attached document with the requested details. Let me know if you have any questions.

スミス様
お問い合わせいただきありがとうございます。ご依頼の詳細情報を添付いたしましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。ご不明点がございましたらお知らせください。

3. 追加情報をあとで送る場合

Dear Mr. Brown,
Thank you for your inquiry. I am currently gathering the necessary information and will get back to you by [date].

ブラウン様
お問い合わせいただきありがとうございます。現在、必要な情報を確認しており、[日付]までにご連絡いたします。

アポイントメントの依頼

ビジネスでは、商談や打ち合わせのアポイントメントを依頼するメールを送る機会が多くあります。相手のスケジュールを尊重しながら、簡潔かつ丁寧に依頼することが大切です。

1. 面談や打ち合わせの依頼

Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well. I would like to schedule a meeting to discuss [topic]. Could you please let me know your availability next week?

スミス様
お世話になっております。[トピック]についてお打ち合わせの機会をいただきたく存じます。来週のご都合をお知らせいただけますでしょうか。

2. 日時を指定して依頼する場合

Dear Ms. Johnson,
I am reaching out to see if you would be available for a meeting on [date] at [time]. Please let me know if this works for you or if another time would be more convenient.

ジョンソン様
[日付]の[時間]にミーティングが可能かどうか確認のためご連絡させていただきました。この時間で問題がないか、または別の時間がご都合よろしいかお知らせいただけますでしょうか。

3. 既存の会議をリスケジュールする場合

Dear Ms. Taylor,
I regret to inform you that I need to reschedule our meeting originally set for [original date/time]. Would it be possible to arrange a new time that is convenient for you?

テイラー様
恐れ入りますが、[元の日時]に予定していた打ち合わせのスケジュールを変更させていただきたく存じます。ご都合のよい別の日時時間をご調整いただくことは可能でしょうか。

お礼・感謝（フォーマル）

ビジネスメールでは、相手の対応やサポートに感謝の気持ちを伝えることが大切です。感謝を表すことで、より良い関係を築くことができます。

1. 一般的なお礼

Dear Mr. Smith,
I sincerely appreciate your support on [specific matter]. Your assistance has been invaluable.

スミス様
[具体的な件]にお力添えいただき、心より感謝申し上げます。ご支援が非常に助けになりました。

2. 素早い対応への感謝

Dear Ms. Johnson,
Thank you for your prompt response. Your quick action is greatly appreciated.

ジョンソン様
迅速なご対応をいただき、ありがとうございます。素早いご対応に大変感謝しております。

3. 会議や打ち合わせ後のお礼

Dear Mr. Brown,
It was a pleasure speaking with you today. Thank you for taking the time to discuss [specific topic] with me.

ブラウン様
本日はお話しする機会をいただき、ありがとうございました。[具体的な話題]についてご意見を伺うことができ、大変有意義でした。

お詫び・謝罪

ビジネスの場面では、納期の遅れや手違い、誤解が生じた際に、適切に謝罪のメールを送ることが重要です。誠意を示しつつ解決策を提示することで、相手との関係を良好に保つことができます。

1. 一般的な謝罪

Dear Mr. Smith,
I sincerely apologize for any inconvenience this may have caused. We are currently working to resolve the issue as soon as possible.

スミス様
ご不便をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。現在、早急に問題解決に向けて対応しております。

2. 納期遅れに関する謝罪

Dear Ms. Johnson,
I regret to inform you that there will be a delay in delivering [product/service]. We are making every effort to minimize the delay and will provide an update by [date].

ジョンソン様
[商品 / サービス]の納品が遅れることとなり、大変申し訳ございません。遅延を最小限に抑えるよう努めており、[日付]までに最新情報をご報告いたします。

3. ミスや誤解が発生した場合の謝罪

Dear Mr. Brown,
I sincerely apologize for the misunderstanding regarding [issue]. We take this matter seriously and will ensure that it does not happen again.

ブラウン様
[問題]について誤解が生じましたことを深くお詫び申し上げます。本件を真摯に受け止め、再発防止に努めてまいります。