英語メールの書き方完全ガイド：件名・書き出しから結びまで徹底解説

ビジネスのグローバル化が進み、英語でビジネスメールを書く機会はますます増えています。翻訳ツールや生成AIを使ってメールを作ることも増えていますが、「この表現で本当に失礼にならないだろうか」「これで用件が的確に伝わるだろうか」と心配になった経験はありませんか？

英語でビジネスメールを書くときは日本語メールと異なるルールや文化があり、いくつかの基本的な構成とポイントを抑えるだけで、あなたの英語メールはよりプロフェッショナルでわかりやすいものにできます。

この記事では、英語のビジネスメール作成に自信がない方でも基本や応用を学べるよう、件名の付け方から、宛名や本文の構成、丁寧な表現の仕方、そして結びのフレーズまでを解説します。日本語メールとの違いやビジネスで使える定型表現も紹介するので、この記事を読んで円滑なコミュニケーションを実現できる英文メールを作れるようになりましょう！

目次

• 英語ビジネスメールの基本構成と書き方
• 英語メール作成のポイント（日本語メールとの違い・注意点）
• 目的・シーン別で使える英語メール定型表現集
• まとめ

英語ビジネスメールの基本構成と書き方

ビジネスで使われる英語メールには、基本的には以下の決まった構成要素があります。

これは日本語のメールとほぼ同じ順序ですが、それぞれ英語ならではのポイントがあります。ここからは各パートの書き方と注意点を解説します。

件名（Subject）

メールの件名は一目で内容が分かる具体的かつ簡潔なものにします。冗長な表現は避け、「何のメールか」が瞬時に伝わるようにしましょう。例えば「Meeting Request – Project ABC（プロジェクトABCに関する会議依頼）」のように重要なキーワードを先頭に入れ、不要な単語は省いて短くまとめます。件名だけで用件が伝わることが理想です。

宛名・敬称（Salutation）

ビジネスメールでは通常、"Dear Mr. <相手の姓>," や"Dear Ms. <相手の姓>,"のように「Dear＋敬称＋名字,」で書き始めます。複数人宛ての場合は「and」やカンマで繋げて列記します。宛名の最後にはカンマ(,)を付けるのが一般的です。

社内の同僚など親しい相手には"Hi John,"のようにファーストネームだけで書き出すカジュアルなケースもあります。担当者名も性別も不明な場合は"To whom it may concern,"などが用いられます。状況に応じて適切な宛名表現を選びましょう。

書き出しの挨拶（Opening Greeting）

日本語メールでおなじみの「お疲れ様です」「お世話になっております」に相当する決まったフレーズは英語にはありません。ビジネスでは前置きを省き、いきなり本題に入ることも珍しくありません。特に用件が明確な場合、挨拶を簡単に済ませてすぐ用件を書くのが英語メールの基本です。

ただし、初対面の相手や久しぶりの連絡では、"I hope this email finds you well."（ご健勝のことと存じます）などの一文を添えると丁寧な印象になります。

自己紹介（Introduction）

初めて連絡する相手には、挨拶に続いて簡単な自己紹介を入れましょう。自分の名前・所属・役職・会社名を明記しましょう。例えば、"My name is Taro Yamada, and I am a sales manager at ABC Corp."（ABC社で営業部長を務めております山田太郎と申します）のように名乗ります。

本文・用件（Main Body）

本文では結論や依頼内容を最初に簡潔に述べるのが英語メールの鉄則です。日本語では前置きや経緯を詳細に書いてから最後に用件を述べることが多いですが、英語では冒頭で「このメールの目的は何か」を明確に示しましょう。例えば"I am writing to inquire about ..."（〜についてお問い合わせのためご連絡しております）のように書き出し、詳細な説明や背景は後に続けます。

また、一通のメールには用件を一つに絞り、複数の話題を詰め込まないようにしましょう。件名と内容が一致しないメールは敬遠されがちですし、用件を分けることでメール全体が読みやすくなり、相手も対応しやすくなります。

結びの挨拶（Closing Remarks）

本文で伝えたいことを述べたら、最後に一言締めのメッセージを添えます。よく使われる定型表現としては"If you have any questions, please do not hesitate to contact me."（何か質問がございましたらご遠慮なくお知らせください）や"I look forward to hearing from you."（ご連絡をお待ちしております）などがあります。こうした締めの一文を添えることで、丁寧で余韻のあるメールになります。

結語（Sign-off）

締めの挨拶文の後、署名の直前に付ける結びの表現です。日本語の「敬具」にあたるもので、"Best regards,"や"Sincerely,"などが代表的です。相手との関係性によって使い分けると良いでしょう。初対面やフォーマルな相手には"Sincerely," / "Best regards,"が無難で、社内の同僚など親しい相手へのメールでは"Thanks," / "Regards,"のように簡略な表現も用いられます。いずれの場合も結語の後にはカンマ(,)を付けることを忘れないようにしましょう。

署名（Signature）

メールの最後には、差出人の情報として自分の氏名・役職・会社名・連絡先を記載します。英文メールでは署名欄の順序が日本語と逆で、氏名→役職・部署→会社名の順で書くことが一般的であることにも注意しましょう。

英語メール作成のポイント（日本語メールとの違い・注意点）

英語のビジネスメールを書く際には、日本語メールとの文化の違いやマナーにも注意が必要です。ここでは、スムーズで好印象な英文メールを作るための重要ポイントを改めて整理、解説します。「英語だからこそ気を付けたい点」を押さえて、相手に伝わりやすいメールを書きましょう。

結論から簡潔に：長文は避ける

英文メールでは簡潔さが何よりも重視されます。現代では多くの人がメールを流し読みしており、ある調査では約69%の人がメール本文をざっとしか読まず、1通あたりに費やす時間は10秒以下とも言われます。長々としたメールは最後まで読まれない可能性が高いので、伝えたい要点を短くまとめましょう。

用件は冒頭で明確に伝える

ビジネスメールでは最初の数行でメールの目的を伝えることが大切です。先ほども言いましたが、英語メールでは「結局何をしてほしいのか」を先に書きます。例えば"Could you send me the report by Friday?"（金曜までに報告書を送っていただけますか）のように、メールの最初を読んだ瞬間に依頼内容が把握できるように心がけましょう。

1メール = 1トピックが原則

1通のメールで複数の依頼事項や話題を盛り込むのは避けます。英文メールではシンプルで分かりやすいことが好まれるため、用件は1メールにつき1件に絞るのが基本です。必要事項が多い場合は箇条書きにするか、別々のメールに分けると相手も対応しやすくなります。

丁寧さと直接的な表現のバランス

英語メールは簡潔で率直な表現が基本ですが、だからといって無礼にならないよう丁寧さにも配慮します。例えば相手に依頼するとき、"Please do ～."だけだと命令口調に聞こえる場合があります。そのため、"I would appreciate it if you could ～."（～していただけると幸いです） のようなクッション言葉を使うと良いでしょう。丁寧表現と簡潔さを両立させることで、礼儀正しくも意図が伝わりやすい文章になります。

カジュアルすぎる表現に注意

これは日本語メールでも同様ですが、ビジネスメールでは日常会話のような砕けた表現は避けます。例えばスラングや絵文字、多用な感嘆符（!!!）などはビジネスには不向きです。「簡潔な表現=カジュアルな表現」ではないことに注意しましょう。

日本語ビジネスメールとの違いを意識する

日本語メールで定番の「お疲れ様です」「お世話になっております」などの挨拶文は、英語メールには直訳に相当する表現がありません。無理に訳さず、必要に応じて簡単な挨拶を書きましょう。

また、海外相手への催促メールでは時差への配慮も重要です。時差を無視して何度も督促すると失礼にあたるため、海外とのメールはスケジュールに余裕を持つようにしましょう。

目的・シーン別で使える英語メール定型表現集

初めてのメール・自己紹介（First Contact Email）

取引先など初めてメールを送る際は、丁寧な挨拶と自己紹介から始めます。日本語で「初めてご連絡いたします」に相当する表現は、"I am contacting you for the first time."などで表現できます。

依頼のメール（Request Email）

相手に何かを依頼するメールでは、丁寧かつ具体的にお願いしましょう。"Could you～?"や"I would appreciate it if you could～."を使うと丁寧です。

問い合わせのメール（Inquiry Email）

製品やサービスについて質問するメールです。"I am writing to inquire about ～."（～について問い合わせのためご連絡しております）のように書き出すと丁寧です。

アポイント・日程調整のメール（Appointment Scheduling Email）

会議や打ち合わせの日程を提案・調整するメールです。内容や候補日を簡潔に伝えましょう。

確認のメール（Confirmation Email）

会議日時や合意事項などを再確認するメールです。本文冒頭で"I would like to confirm ～."（～を確認させていただきたく存じます）と述べます。

お礼のメール（Thank You Email）

会議後や何か対応いただいた後には、なるべく早くお礼のメールを送りましょう。本文は"Thank you for ～."で始めるのが定番です。

謝罪のメール（Apology Email）

ミスをした際には、迅速かつ誠意ある謝罪メールが必要です。"I am terribly sorry for ～."や"We sincerely apologize for ～."といった表現を使います。

返信がない時の催促メール（Follow-up/Reminder Email）

相手から返事が来ていない場合に送る催促メールです。"Just a friendly reminder that ～."（念のためのご連絡ですが～）のように、柔らかい表現で切り出しましょう。

まとめ

ビジネスで通用する英語メールを書けるようになるには、今回ご紹介した基本ルールを理解し、実際に使ってみることが大切です。日々の練習と実践を通じて、より正確で洗練された英語表現を身につけることができます。

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